POLITYKA PRYWATNOŚCI PORTALU B2B
§ 1 Administrator
Administratorem danych osobowych jest BASCO 2 MIELEC SP. Z O.O., ul. Inwestorów 4, 39-300 Mielec, KRS: 0001066423, NIP: 8171000867, REGON: 690302608, kapitał zakładowy 50.000,00 zł (dalej: „Administrator” albo „Basco 2”).
Kontakt w sprawach danych osobowych:
- e-mail: rodo@basco2.pl,
- pisemnie: ul. Inwestorów 4, 39-300 Mielec,
- formularz na stronie Kontakt.
Żądania dotyczące praw osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie itd.) prosimy kierować na rodo@basco2.pl. Sprawy zamówień: handlowy@basco2.pl.
§ 2 Zakres Polityki
Polityka dotyczy danych zbieranych przez:
- stronę i portal B2B pod adresem basco2.pl (konto, zamówienia, wiadomości, dokumenty, zgody),
- stronę uploadu dokumentacji spraw pod domeną b2upload.basco2.pl (link / kod QR, także bez konta),
- komunikację e-mail i SMS związaną z kontem, zamówieniem albo sprawą reklamacji/zwrotu,
- zawieranie i wykonywanie umów także poza stroną (handel tradycyjny / przedstawiciel).
System wewnętrzny obsługi reklamacji (TWR) używany przez pracowników Basco 2 nie jest opisany tą Polityką w zakresie danych kadrowych pracowników — obowiązują odrębne zasady pracownicze. Dane kontrahentów i osób zgłaszających sprawę, które TWR przetwarza przy obsłudze reklamacji i zwrotów, są objęte niniejszą Polityką.
Zmiana Polityki jest ogłaszana przez publikację nowej treści. Osoby, które podały e-mail przy umowie lub zgodzie, mogą zostać powiadomione także e-mailem.
§ 3 Cele, podstawy i okresy
Dane przetwarzamy zgodnie z RODO, ustawą o ochronie danych osobowych oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
| Cel | Podstawa | Okres (orientacyjnie) | Przykładowy zakres |
|---|---|---|---|
| Rejestracja i prowadzenie konta B2B, role w firmie, zaproszenia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa / działania przed umową) | czas trwania współpracy i do 5 lat po jej zakończeniu, o ile przepisy nie wymagają dłużej | imię i nazwisko, e-mail, telefon, dane firmy, NIP, rola, hasło (w postaci uniemożliwiającej odczyt) |
| Realizacja zamówień, cenniki i stany z systemu handlowego, dostawy, oferty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | jak wyżej + okresy roszczeń | dane Użytkownika i firmy, adresy dostawy, pozycje, uwagi, numer zamówienia Klienta |
| Faktury, księgi, KSeF, limit kupiecki, saldo | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) oraz lit. b | okresy z Ordynacji podatkowej i ustawy o rachunkowości (zazwyczaj 5 lat od końca roku) | dane rozliczeniowe, NIP, kwoty, terminy |
| Reklamacje, zwroty, wiadomości w sprawie, dokumentacja zdjęciowa (w tym F7) | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (dochodzenie roszczeń, dokumentacja szkody) | roboczo do 6 lat od zamknięcia sprawy — do potwierdzenia przez kancelarię | opis sprawy, pozycje z faktury, pliki, numer telefonu do SMS, dane na etykietach / w kadrze |
| Formulare kontaktowe, zapytania o produkt, prośba o kontakt | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO | do 2 lat od ostatniej aktualizacji zapytania, potem okres roszczeń | imię, e-mail, telefon, treść wiadomości, firma |
| Powiadomienia transakcyjne (e-mail / SMS: zamówienie, reset hasła, zaproszenie, link F7) | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO | jak konto / sprawa | e-mail, telefon, treść komunikatu |
| Newsletter i marketing bezpośredni | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz — gdzie dopuszczalne — lit. f, przy prawie sprzeciwu | do wycofania zgody / sprzeciwu + okres roszczeń | e-mail, telefon, imię, ewentualnie dane firmy |
| Opinie o zakupie / usłudze (gdy Administrator je zbiera) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | 30 dni na prośbę o opinię albo do usunięcia opinii / sprzeciwu | imię, e-mail, telefon |
| Bezpieczeństwo konta, audyt logowań, przeciwdziałanie nadużyciom | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do 12 miesięcy (logi techniczne) | IP, przeglądarka (UA), historia logowań, okresy aktywności, sygnały współdzielenia konta |
| Analityka serwisu i — gdy włączone — tagi reklamowe (Google, Meta) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies opcjonalne) oraz lit. f w zakresie niezbędnych logów | do wycofania zgody / życia cookies analitycznych | identyfikatory cookies, przybliżone dane urządzenia, statystyki użycia |
| Reset hasła, ochrona przed użyciem ujawnionego hasła | art. 6 ust. 1 lit. f oraz b RODO | czas potrzebny na weryfikację; token resetu — zgodnie z ważnością linku | e-mail, identyfikator konta; hasło nie jest przechowywane w postaci jawnej |
| Żądania RODO i współpraca z organami | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | okres przedawnienia roszczeń / obowiązków prawnych | dane identyfikacyjne wnioskodawcy, treść żądania |
| Identyfikacja osoby przy czynnościach, które tego wymagają (Administrator może przetwarzać PESEL) | art. 6 ust. 1 lit. b, c albo f RODO — w zależności od czynności | nie dłużej niż wymaga cel (np. zwrot środków, obowiązek prawny) | PESEL tylko gdy jest niezbędny do danej czynności; nie jest polem rejestracji w Portalu |
Dane nie są przechowywane dłużej, niż to potrzebne do celu, przedawnienia roszczeń albo obowiązku prawnego. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania sprzed cofnięcia.
Administrator może stosować profilowanie marketingowe (np. propozycja towaru lub warunków) na podstawie zgody albo uzasadnionego interesu. Nie podejmuje wyłącznie zautomatyzowanych decyzji, które odmawiałyby zawarcia umowy lub dostępu do Portalu.
§ 4 Upload dokumentacji sprawy (F7)
- W sprawie reklamacji lub zwrotu Basco 2 może udostępnić link albo kod QR na stronę b2upload.basco2.pl (ścieżka z jednorazowym tokenem). Osoba otwierająca link nie musi mieć konta w Portalu.
- Cel: dokumentacja towaru / szkody / dokumentów (zdjęcia, PDF i podobne załączniki). W kadrze lub na etykiecie mogą znaleźć się dane dodatkowe — prosimy ich nie ujawniać, jeśli nie są potrzebne do sprawy.
- Dostęp jest ograniczony tokenem, czasem życia i limitami liczby oraz rozmiaru plików. Po wygaśnięciu link nie przyjmuje plików.
- Pliki trafiają do prywatnego magazynu Administratora (nie są publikowane pod publicznym adresem URL). System reklamacji (TWR) i upoważnieni pracownicy Basco 2 (BOK / reklamacje) mają do nich dostęp w zakresie sprawy. Portal przekazuje do TWR metadane uploadu (identyfikator sprawy, rodzaj pliku, rozmiar, czas) — bez publicznego linku do pliku.
- Podstawa: wykonanie umowy / obsługa reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz uzasadniony interes dokumentacji szkody i roszczeń (lit. f). Na stronie uploadu wyświetlane jest pouczenie z linkiem do tej Polityki; nie wymagamy osobnego checkboxa (do potwierdzenia przez kancelarię).
- Retencja plików i sprawy: roboczo 6 lat od zamknięcia sprawy, potem usunięcie albo anonimizacja — termin do potwierdzenia przez kancelarię.
§ 5 SMS z linkiem
Link do uploadu albo inny komunikat sprawy może zostać wysłany SMS-em na numer podany w Portalu albo wskazany przez Użytkownika Klienta (w tym numer osoby trzeciej, np. kierowcy albo pracownika sklepu).
Klient / Użytkownik, który podaje numer osoby trzeciej, oświadcza, że ma podstawę do przekazania tego numeru (np. zgodę tej osoby albo uzasadniony interes swojej firmy) i ponosi odpowiedzialność za podanie numeru bez takiej podstawy. Administrator rejestruje fakt wysyłki w logach operacyjnych sprawy.
§ 6 Odbiorcy i przekazywanie
Dane nie są sprzedawane. Mogą być powierzane lub udostępniane:
- pracownikom i współpracownikom Basco 2 (handel, BOK, reklamacje, IT, księgowość) — w zakresie obowiązków,
- systemowi obsługi reklamacji (TWR) — sprawy, pliki, wątki,
- systemowi handlowemu / ERP — zamówienia, kontrahent, osoby, adresy,
- dostawcom hostingu, poczty, SMS, magazynu plików, utrzymania Portalu,
- przewoźnikom i spedycji — w zakresie dostawy,
- doradcom księgowym, prawnym, windykacji — w zakresie sprawy,
- organom publicznym — gdy wymaga tego prawo,
- Google LLC (Analytics, Tag Manager, Maps, Workspace — gdy używane),
- Meta Platforms, Inc. (piksel / tagi reklamowe — gdy operator je włączy).
Część dostawców ma siedzibę poza EOG (w szczególności USA). Administrator korzysta z mechanizmów art. 46 lub 49 RODO, w tym standardowych klauzul umownych oraz — gdy importer jest w programie — ram UE–USA (Data Privacy Framework). Zanonimizowane dane statystyczne mogą być przekazywane dostawcom analityki.
§ 7 Bezpieczeństwo konta i logi
W celu ochrony Portalu i wykrywania nadużyć (w tym współdzielenia loginu) przetwarzamy logi techniczne: adres IP, przybliżony identyfikator przeglądarki, historię udanych i nieudanych logowań, zagregowane liczniki prób z IP, okresy aktywności sesji (bez pełnej historii URL) oraz sygnały wielu równoległych sesji.
Cel: bezpieczeństwo usługi i obsługa incydentów — nie marketingowe profilowanie behawioralne. Okres: do 12 miesięcy, potem usunięcie. Logi bezpieczeństwa nie zależą od zgody na cookies analityczne lub funkcjonalne.
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka i ogranicza dostęp do osób upoważnionych.
§ 8 Uprawnienia
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu (w tym wobec marketingu bezpośredniego i profilowania na podstawie uzasadnionego interesu) oraz cofnięcia zgody, a także skargi do Prezesa UODO (Warszawa).
Żądanie: rodo@basco2.pl — prosimy podać imię, nazwisko i e-mail konta albo inne dane pozwalające zidentyfikować osobę. Administrator może poprosić o doprecyzowanie, gdy żądanie jest niejasne.
Użytkownik zapewnia, że dane podawane w Portalu (w tym dane osób trzecich, np. odbiorcy albo numer SMS) są poprawne i że ma podstawę do ich przekazania.
§ 9 Cookies i podobne technologie
Szczegóły kategorii, nazw plików i sposobu wycofania zgody: Polityka cookies. Baner w prawym dolnym rogu: niezbędne zawsze włączone; analityczne i funkcjonalne domyślnie wyłączone; „Akceptuj wszystkie” wyraża zgodę na opcjonalne. Strona F7 nie pokazuje banera marketingowego — używa cookies niezbędnych do działania uploadu.
§ 10 Postanowienia końcowe
W zakresie nieuregulowanym stosuje się RODO i prawo polskie. Data draftu: 2 września 2026 r. (do akceptacji kancelarii).